Customer service (CS) adalah pelayanan pelanggan yang penting bagi suatu bisnis. Menjadi penghubung antara pelanggan dan perusahaan, costumer service adalah garda terdepan yang tidak boleh disepelekan.
Costumer Service yang optimal bisa menjadi kunci kesuksesan perusahaan. CS bertugas memberikan kepuasan kepada pelanggan yang ingin mendapatkan informasi mengenai barang/jasa yang ditawarkan.
Bertambahnya pelanggan baru dan kembalinya pelanggan lama bisa dipengaruhi dari kualitas customer service. Berminat jadi seorang CS? Pelajari dulu tanggung jawab dan skill wajibnya berikut ini.
Tugas Customer Service
Tugas customer service pada dasarnya adalah menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan. CS adalah citra bagi perusahaan tempatnya bekerja. Itu sebabnya CS wajib untuk menjaga nama baik perusahaan. Berikut tugas seorang CS.
1. Membangun hubungan yang baik dengan pelanggan
Seorang customer service harus bisa membangun hubungan yang baik dengan pelanggan perusahaan tempatnya bekerja. Caranya dengan memberikan pelayanan yang ramah dan maksimal.
CS harus bisa memberikan kesan positif, karena itu akan menjadi cerminan perusahaan tersebut di mata pelanggan. CS harus bisa memberikan informasi yang dibutuhkan oleh konsumen.
2. Melakukan penanganan terhadap keluhan-keluhan yang disampaikan konsumen
Selain memberikan informasi, CS juga bertugas membantu pelanggan yang mengalami kendala yang berhubungan dengan produk atau jasa perusahan tersebut.
Customer service harus mampu mencarikan solusi terbaik bagi kendala yang dialami pelanggan. Hal ini penting demi membangun hubungan kepercayaan yang berkelanjutan. Biar pelanggan balik lagi.
3. Memahami produk/jasa yang ditawarkan perusahaan
Customer Service wajib memiliki product knowledge yang luas. Seorang CS harus menguasai segala seluk-beluk produk atau jasa yang perusahaannya tawarkan kepada pelanggan.
Hal ini akan membantu CS untuk menyampaikan informasi kepada pelanggan, sekaligus memecahkan masalah yang dialami oleh costumer.
4. Menjual produk atau jasa
Tak hanya menjawab pertanyaan dan menyelesaikan keluhan pelanggan, di beberapa perusahaan CS juga bertugas menjual produk atau jasa yang ditawarkan.
Customer Service bisa memanfaatkan momen yang baik ketika sudah menjawab pertanyaan atau keluhan pelanggan dengan menawarkan pilihan produk atau jasa lain.
5. Mengurus administrasi
Selain berhubungan dengan pelanggan, CS juga harus mengurusi tugas administrasi. Etika menjawab pertanyaan atau komplain dari pelanggan CS akan mencatatnya.
CS juga harus mengurusi berbagai kelengkapan data yang dibutuhkan seperti formulir dan dokumen lainnya yang diperlukan oleh pelanggan.
Skill yang Harus Dimiliki Customer Service
1. Berbahasa yang baik
Kemampuan berbahasa yang baik adalah skill utama seorang customer service. Ketika menjawab pertanyaan pelanggan, CS harus bisa menggunakan bahasa yang positif.
Hal yang sama juga harus dilakukan ketika CS harus memberi informasi yang bakal mengecewakan atau tidak sesuai ekspektasi pelanggan. Kemampuan berbahasa ini sangat penting dimiliki CS.
2. Problem solving
Skill selanjutnya yang wajib dimiliki oleh seorang CS adalah problem solving alias kemampuan menyelesaikan masalah. Seorang CS harus bisa memberikan solusi yang tepat dan cepat kepada pelanggan yang melakukan komplain.
CS harus bisa memberikan solusi terbaik yang menguntungkan pelanggan sekaligus perusahaan. Pelanggan yang merasa terbantu akan merasa puas dan tidak jarang kembali lagi untuk membeli atau menggunakan produk yang ditawarkan perusahaan.
3. Empati
Empati menjadi skill yang harus dimiliki seorang CS. Seorang CS yang baik benar-benar memahami dan mau membantu menyelesaikan masalah customer. CS harus bisa jadi pendengar yang baik.
Jangan sampai malah ogah-ogahan ketika dimintai tolong oleh pelanggan yang sedang menyampaikan keluhannya. Tanpa diminta pun, CS yang baik akan menawarkan solusi untuk pelanggannya.
4. Tekun dan Teliti
Ketika menyampaikan informasi dan menerima keluhan dari konsumen, seorang CS harus memasukkan data konsumen dan melakukan cross check alias pemeriksaan ulang. Di sini pentingnya ketekunan dan ketelitian.
Jangan sampai CS salah memasukkan data pelanggan yang ujung-ujungnya bisa merugikan pelanggan dan perusahaan sekaligus.
5. Sabar
Ya, seorang CS harus bisa menjadi pribadi yang sabar saat menerima segudang pertanyaan dan komplain dari pelanggan. Jangan sampai CS terbawa perasaan dan ikutan kesal.
Seorang customer service memang harus kuat mental dan memiliki kesabaran, tidak peduli seberapa banyaknya pertanyaan dan komplain dari customer.
Simak tips karir menarik lainnya di sini. Temukan informasi lowongan kerja terupdate dan rencanakan karir hebatmu di TopKarir. Download aplikasinya gratis di App Store dan Play Store.